Politique

La Société canadienne du cancer (SCC) s’engage à protéger la vie privée et la sécurité des renseignements personnels dont elle a la gestion. La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par la SCC relativement aux donateurs, aux collecteurs de fonds, aux participants à des événements, aux utilisateurs des services de la SCC, aux bénévoles et au personnel.
Dans le but de maintenir des normes de diligence pertinentes en matière de gestion des renseignements personnels, la SCC s’engage à respecter les dix principes qui suivent, tels qu’énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CAN/CSA-Q830-96), qui sont conformes aux lois provinciales et fédérales.

1. Responsabilité
2. Détermination des fins de la collecte de renseignements
3. Consentement
4. Limitation de la collecte
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
6. Exactitude
7. Mesures de sécurité
8. Transparence
9. Accès aux renseignements personnels
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

La présente politique est sous réserve de modifications pouvant survenir à la suite de changements dans les pratiques organisationnelles ou dans les exigences prévues par les lois et règlements. Nous vous encourageons à consulter périodiquement notre site Web pour les mises à jour de la présente politique.

Définition – Renseignements personnels

Les renseignements personnels sont de l’information enregistrée sous une forme quelconque qui identifie ou qui permet d’identifier une personne, à l’exclusion des coordonnées professionnelles. Ainsi, les renseignements personnels comprennent les noms, le sexe, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, les détails relatifs aux cartes de crédit ou autre information d’ordre financier, les renseignements sur la santé, les montants et les dates des dons, les renseignements sur les bénévoles, comme leur disponibilité et leurs champs d’intérêts, les antécédents en matière d’implication auprès de la SCC et les renseignements requis pour maintenir une relation d’emploi avec la SCC.

Les renseignements personnels ne comprennent pas l’information anonyme ou globale qui ne permet pas de repérer personnellement une personne.

• 1. Responsabilité

  1.1. La SCC accepte l’entière responsabilité de la protection des renseignements personnels qu’elle possède ou gère. Nommée chef de la protection de la vie privée, la vice-présidente, Ressources humaines de la SCC est responsable du respect de la présente politique par l’organisme.

  1.2. La chef de la protection de la vie privée délègue, au besoin, des responsabilités liées à la gestion, à la surveillance et au respect de la confidentialité aux responsables de la protection de la vie privée à l’échelle provinciale et régionale. Ces responsables sont le premier point de contact pour les requêtes, les préoccupations ou les incidents en matière de protection de la vie privée et transmettent les questions qui s’y rattachent à la chef de la protection de la vie privée conformément à la procédure interne de gestion des incidents liés à la protection des renseignements personnels de la SCC.

  1.3. Les tâches de la chef de la protection de la vie privée et celles déléguées aux responsables de la protection de la vie privée à l’échelle provinciale et régionale comprennent :

  • Mettre au point et revoir régulièrement les politiques et pratiques de la SCC pour assurer une mise en œuvre uniforme et la conformité.
  • Veiller à ce que tous les employés soient formés relativement aux meilleures pratiques en matière de respect de la vie privée et qu’ils soient conscients de l’importance de protéger tous les renseignements personnels auxquels ils ont accès.
  • S’assurer que toutes les demandes et plaintes liées au respect de la vie privée sont traitées adéquatement.
  • S’assurer que toutes les tierces parties à qui la SCC donne accès aux renseignements personnels respectent les normes de diligence pertinentes en matière de gestion de l’information.
  • Informer la présidente et chef de la direction ou le conseil d’administration de toute atteinte à la vie privée qui pourrait nuire à la réputation de la SCC.

• 2. Détermination des fins de la collecte de renseignements

  2.1. Les renseignements personnels sont notamment recueillis aux fins suivantes :

  • fournir des services de soutien liés au cancer et tenir les événements de la SCC;
  • répondre à toute préoccupation ou demande concernant les activités de la SCC;
  • financer les événements et services de la SCC et en faire la promotion;
  • communiquer avec la communauté, y compris avec les donateurs, les collecteurs de fonds, les partenaires et les personnes qui participent aux événements de la SCC ou qui utilisent ses services;
  • déterminer si une personne possède les qualités requises pour occuper un emploi de confiance, notamment pour le maniement de l’argent ou le travail auprès de personnes vulnérables;
  • répondre aux besoins en matière de comptabilité et à d’autres fins financières, comme remettre des reçus fiscaux;
  • maintenir les relations de travail avec les employés de la SCC.

  2.2. Si vous choisissez ou si vous êtes tenu de nous fournir des renseignements sur votre santé dans le cadre de nos programmes de soutien, la SCC ne recueille ou n’utilise pas ces renseignements pour vous fournir des opinions ou appuyer un traitement ou une action en particulier. Elle n’utilise pas non plus cette information pour prendre des décisions en votre nom ou pour fournir des références ou des conseils médicaux.

  2.3. L’information globale est utilisée pour la planification et la prestation des services, la promotion de la santé et l’administration générale des affaires de la SCC, notamment pour évaluer l’efficacité des programmes et campagnes de la SCC, améliorer l’expérience des donateurs et contribuer à l’élaboration de nouveaux programmes et de nouvelles voies. Cette information est compilée et analysée de façon globale, sauf si nous avons votre consentement précis pour l’utilisation d’information déterminée et si nous n’identifions aucune personne et que les renseignements ne sont alors pas traités comme étant des renseignements personnels en vertu de la présente politique.

  Chaque fois qu’une personne a accès au site Web de la SCC, nous recevons et sauvegardons automatiquement certains types de renseignements identifiables non personnels. Veuillez consulter la section Pratiques liées au site Web, à la page 7, pour plus d’information.

• 3. Consentement

  3.1. Les exigences en matière de consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels varient selon les circonstances et le type de renseignements personnels. Le consentement peut être obtenu en personne, par téléphone, par courriel ou par Internet.

  3.2. Pour déterminer si un consentement implicite ou explicite est requis et, s’il y a lieu, quelle forme de consentement convient, la SCC tient compte de la confidentialité de l’information personnelle en cause, des buts de l’utilisation de l’information par la SCC et des exigences prescrites par la loi. Le consentement peut être implicite en fonction des attentes raisonnables de la personne. Par exemple, si vous fournissez des renseignements personnels en réponse à une communication traitant de la collecte de fonds, le consentement peut être implicite en ce qui a trait à l’utilisation de l’information pour la collecte de fonds. Au moment de déterminer la forme de consentement pertinente, la SCC tient compte de la confidentialité de l’information personnelle en cause. Le consentement implicite est généralement pertinent quand les renseignements personnels et le contexte ne sont pas de nature délicate. Le consentement express est toujours demandé si le principal but de la collecte de renseignements est de promouvoir les produits d’un partenaire commercial ou si nous souhaitons communiquer vos renseignements personnels à une tierce partie, comme un autre organisme de bienfaisance.

  3.3. En fournissant des renseignements personnels à la SCC vous confirmez être d’accord avec le fait que nous puissions recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels conformément à la présente politique, et que vous y consentez. Si vous n’êtes pas d’accord avec ces conditions, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels à la SCC. Le fait de ne pas fournir de renseignements personnels à la SCC pourrait nous empêcher de vous offrir le matériel ou les services que vous demandez.

  3.4. Habituellement, la SCC obtient votre consentement éclairé au moment de recueillir vos renseignements personnels. En cas d’utilisation ou de communication de vos renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées dans la présente politique, la SCC vous en informera avant l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, à moins d’indications contraires aux termes de la loi.

  3.5. Le consentement peut être limité dans le temps et la personne l’ayant donné peut le retirer, sous réserve de restrictions légales, d’exceptions limitées et d’un avis raisonnable. Le retrait du consentement n’exclut en rien la personne de la prestation des services, sauf si les renseignements demandés sont requis à une fin explicitement précisée et légitime.

• 4. Limitation de la collecte

  4.1. La SCC ne recueille des renseignements personnels qu’aux fins précisées au Principe 2.

  4.2. Chaque service ou unité de la SCC est responsable de s’assurer que tous les renseignements recueillis se limitent, tant pour ce qui est de la quantité que du type, à ce qui est nécessaire pour répondre aux fins indiquées.

  4.3. Habituellement, la SCC recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne dans le cadre de ses activités en ayant recours à différents moyens, dont les suivants :

  a) formulaires d’inscription et de demande;
  b) programmes et services de la SCC;
  c) formulaires portant sur les donateurs et les collectes de fonds;
  d) demandes, services et systèmes en ligne.
  

  4.4. La SCC peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources (dont des références personnelles et des membres de la famille), avec le consentement de la personne, si la loi le permet ou l’exige (par exemple, quand l’information porte sur une personne mineure) ou si l’information est accessible au public.

• 5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

  5.1. Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige (comme stipulé par le Principe 2). Dans certaines circonstances, la communication sans consentement est justifiée ou permise, par exemple, dans le cadre d’une enquête judiciaire, d’une demande des autorités chargées de l'application des lois ou si la SCC a des motifs raisonnables de croire que la communication des renseignements est nécessaire pour protéger les droits ou la sécurité d’une personne ou d’un groupe identifiable.

  5.2. Il faut aussi noter que vos renseignements personnels peuvent être communiqués à des bénévoles et des fournisseurs de services (collectivement nommés « affiliés »). Ces affiliés – comme les sociétés de sollicitation postale et de gestion des coupons et les organismes tiers de collecte de fonds – nous aident à établir, à gérer et à maintenir nos relations avec vous et fournissent des produits et services à la SCC. Liés par des ententes de confidentialité, ils n’utilisent vos renseignements personnels qu’aux fins établies ci-dessus et s’engagent à protéger vos renseignements personnels. Veuillez noter que dans le cadre de notre travail avec les fournisseurs de services, vos renseignements personnels peuvent être transférés à une juridiction étrangère pour être traités ou sauvegardés. Ces renseignements peuvent être fournis sur demande aux autorités chargées de l’application des lois ou aux autorités nationales de sécurité du territoire de compétence concerné, aux fins de respect des lois étrangères.

  5.3. Les renseignements personnels ne sont conservés que le temps nécessaire pour répondre aux fins précisées dans la présente politique (voir Principe 2) et pour la durée exigée par la loi. La SCC a établi des délais de conservation que doit respecter le personnel et elle revoit régulièrement ses besoins en matière de conservation.

  5.4. La période de conservation peut aller au-delà de la relation que vous avez avec nous. Quand la SCC n’a plus besoin de vos renseignements personnels, les renseignements sont physiquement détruits ou effacés.

• 6. Exactitude

  6.1. La SCC déploie des efforts raisonnables pour maintenir les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

  6.2. Nous nous fions à nos donateurs, collecteurs de fonds, participants aux événements, personnes qui utilisent les services de la SCC, bénévoles et employés pour obtenir leurs renseignements exacts et pour nous informer quand des mises à jour à ces renseignements sont requises.

• 7. Mesures de sécurité

  7.1 La SCC adopte des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. Les méthodes de protection comprennent notamment des mesures physiques, organisationnelles et techniques, comme les suivantes :

  • carte de sécurité donnant accès aux locaux;
  • restriction de l’accès des employés aux dossiers selon le principe de l’accès sélectif;
  • engagements pris par tous les employés à l’égard de la confidentialité;
  • renseignements personnels rangés dans des endroits fermés à clé et jamais laissés bien en vue et sans surveillance;
  • pare-feu, antivirus, mots de passe forts et solutions logicielles pour la sécurité technique (dont des séances sécurisées avec technologie de cryptage SSL 128 bits dans notre site Web);
  • examen régulier des mesures de protection de la vie privée.

• 8. Transparence

  8.1. Sur demande, la SCC rend l’information sur ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels disponible en tout temps. La SCC prend aussi des mesures pour veiller à ce que l’ensemble de son personnel et de ses bénévoles puissent répondre aux demandes relatives aux pratiques de traitement de l’information et diriger adéquatement les questions sans réponse ou les plaintes concernant la protection de la vie privée à la chef de la protection de la vie privée de la SCC.

• 9. Accès aux renseignements personnels

  9.1. Pour avoir accès à ses renseignements personnels, une personne doit adresser une demande écrite à la chef de la protection de la vie privée (les coordonnées se trouvent à la fin de la présente politique). La demande écrite doit fournir suffisamment de détails pour permettre à la chef de la protection de la vie privée d’y répondre adéquatement et efficacement.

  9.2. Pour protéger les renseignements personnels, il est possible que la personne doive fournir suffisamment de renseignements d’identification pour permettre à la SCC de l’authentifier et d’autoriser l’accès à son dossier.

  9.3. La SCC répond aux demandes d’accès en temps opportun et conformément aux délais prescrits par les lois pertinentes.

  9.4. Une personne peut, s’il y a lieu, remettre en question l’exactitude et l’intégralité des renseignements obtenus. La SCC doit rapidement corriger ou compléter les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Toute différence non résolue liée à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements doit être notée au dossier de la personne. S’il y a lieu, la SCC doit transmettre aux tierces parties ayant accès aux renseignements personnels concernés, tous les renseignements modifiés ou tous les renseignements concernant l’existence des différences non résolues.

  9.5. Toute l’aide nécessaire est fournie aux personnes qui veulent avoir accès à leurs renseignements personnels, y compris pour ce qui est de clarifier ce qu’elles recherchent exactement. Les renseignements demandés sont fournis en temps opportun et d’une manière généralement compréhensible. Selon la quantité de renseignements demandés, des frais nominaux peuvent être exigés pour couvrir les coûts engendrés par le fait de répondre à la demande.

  9.6. Une explication est fournie si les renseignements personnels demandés ne sont pas sous la garde de la SCC ou si la SCC doit refuser à la personne l’accès à ses renseignements personnels pour des raisons juridiques, réglementaires ou d’autre nature.

• 10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

  10.1. Une personne peut contester la conformité de la SCC aux principes énoncés dans la présente politique auprès de la chef de la protection de la vie privée. Le traitement des plaintes, qui doivent être présentées par écrit, est fait en temps opportun.

  10.2. La SCC a mis en place des procédures pour recevoir les préoccupations et les plaintes concernant la gestion des renseignements personnels, enquêter à leur sujet, y répondre et en assurer le suivi. Dans le respect de ces procédures, une mesure corrective est adoptée pour régler le problème, notamment, si nécessaire, en modifiant les politiques et procédures de la SCC.

  10.3. Dans un délai raisonnable permettant de conclure l’enquête, le chef de la protection de la vie privée informe le plaignant :

  a) des résultats de l’enquête;
  b) de toutes les mesures pertinentes qu’adaptera la SCC pour corriger la situation ayant entraîné la plainte.
  

Pratiques liées au site Web

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• Quand vous n’êtes pas dans les sites de la SCC

  Liens externes

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Coordonnées de la chef de la protection de la vie privée

Si vous avez des questions au sujet de la présente politique ou des pratiques de protection des renseignements personnels de la SCC, veuillez communiquer avec nous. Notez que nous ne pouvons pas garantir la sécurité des communications effectuées par courriel via le Web.

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