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Administration financière

1. Entente entre l'établissement hôte et la Société canadienne du cancer

Les subventions ne sont versées qu'avec le consentement du directeur administratif de l'établissement où elles sont versées et les établissements doivent se conformer aux politiques énoncées dans l'entente entre l'établissement hôte et la Société canadienne du cancer. Aucuns fonds ne seront versés sans ces approbations.

2. Avis d'octroi d'une subvention (AOS)

Les candidats choisis recevront un « avis d'octroi de subvention » (AOS) officiel, lequel stipulera la durée de la période de subvention et le montant approuvé. L'agent financier et le service de recherche de l'université ou de l'établissement concerné seront avisés en même temps de l'attribution de cette subvention. Un nouvel avis d'octroi de subvention sera émis en cas de modification du montant ou des modalités de la subvention.

3. Date d'entrée en vigueur

Les dates d'entrée en vigueur des subventions varient. La date d'entrée en vigueur de la subvention sera clairement notée sur l’annonce d'octroi d'une subvention (AOS).

4. Autorisation de dépenses

L'on doit tenir un compte particulier pour chacune des subventions remises et chacune des dépenses engagées doit obtenir l'autorisation du chercheur subventionné ou de son représentant désigné.

5. Administration et versement des fonds

Les fonds de toutes les subventions sont administrés par l'agent financier attitré de l'université ou de l'établissement hôte. Les versements sont en général effectués en traites trimestrielles. Consultez la section 13 pour obtenir de l’information sur le relevé de compte.

6. Versements effectués par l'établissement hôte

Il revient à l'agent financier de l'établissement hôte, moyennant l'autorisation du chercheur subventionné, d'acquitter les frais engagés aux fins expressément précisées dans l'entente concernant la subvention. Le total global des frais ne doit pas excéder le montant de la subvention. L’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer n'assumera aucune responsabilité quant aux frais excédentaires et n'accordera aucun remboursement afférent à l'université ou à l'établissement concerné. Les frais doivent être engagés seulement aux fins précisées dans l'entente concernant la subvention. Toute autre utilisation des fonds doit faire l'objet de l'autorisation préalable de l’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer.

7. Comptabilité distincte

Le chercheur qui touche plus d'une subvention doit tenir une comptabilité distincte pour chacune. Avant de virer des sommes d'un projet à l'autre, le chercheur doit obtenir l'autorisation préalable de l’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer.

8. Fin ou interruption avant terme d'une subvention

L'Institut ne remboursera pas les frais encourus après la date à laquelle une subvention a pris fin. L'établissement hôte doit en principe nous retourner tout solde inutilisé au moment où la subvention prend fin. Advenant qu'une subvention soit discontinuée pour une raison quelconque (ex. une interruption avant terme), l’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer doit en être avisé aussitôt.

9. Report des sommes de la subvention

Les récipiendaires d'une subvention pourront reporter à toute subvention renouvelée par la Société canadienne du cancer un solde non utilisé (surplus seulement) jusqu'à concurrence de 50 000 $ pour une période maximale de un (1) an après la date normale d'expiration de la subvention, sans que ce geste ait un effet négatif sur les subventions dont ils bénéficient simultanément, sur les subventions futures ou sur toute demande de subvention en attente. Le chercheur principal d’un projet s’inscrivant dans un projet du programme pourra reporter 50 000 $ à titre individuel, pour son projet. Les chercheurs n'ont pas à obtenir une approbation officielle pour les montants de moins de 50 000 $. Toutes les sommes reportées au-delà de la date d'expiration de la subvention, sans égard au montant, seront assujetties aux politiques comptables habituelles de l’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer ainsi qu'aux politiques comptables de fin de subvention en vigueur au moment du report. Tout surplus excédant les limites précisées devra être remboursé à l’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer et les déficits de plus de 5 000 $ ne peuvent être reportés sur une autre subvention renouvelée. Prière de consulter l‘article 10 relatif à la garde des fonds au-delà de la date normale d’expiration de la subvention.

10. Utilisation des fonds non dépensés à la date d'expiration et prolongation de la date d'expiration (prolongation sans allocation d'argent additionnelle)

Un surplus jusqu’à concurrence de 50 000 $ pourra être gardé pour une période maximale de 12 mois après la date d’expiration de la subvention pour les dépenses associées à cette dernière. Un relevé de compte doit être fourni pour tous les fonds dépensés après la date normale d'expiration de la subvention.

Toutefois, si l'on prévoit que le surplus sera supérieur à 50 000 $, si plus de 12 mois seront nécessaires pour effectuer le travail ou s’il reste du travail de validation à faire, les titulaires de subventions devront faire une demande pour une prolongation sans allocation d’argent additionnelle. Les sommes encore disponibles pourront être dépensées après la date à laquelle la subvention devait initialement prendre fin, sans pour autant que de nouveaux fonds y soient consacrés. Une demande de prolongation sans allocation d'argent additionnelle sera prise en compte lorsqu'un travail reste inachevé, moyennant une justification convaincante, ou si le chercheur a pris un congé prolongé au cours de la période de la subvention. Cette demande devrait être soumise au directeur adjoint, Opérations de recherche. Inclure les renseignements suivants :

  • une explication du retard
  • une brève description du travail qui reste à faire avec un e estimation du temps requit pour le terminer
  • le solde non dépensé anticipé à la fin de la période de subvention

Si une prolongation sans allocation d'argent additionnelle est demandée avant la date butoir de la demande pour la dernière année de subvention, la possibilité d'une date de renouvellement reportée sera prise en considération (s’il y a lieu). Une demande de prolongation sans allocation d'argent ne sera pas prise en considération si une demande de renouvellement présentée est refusée pour une pleine subvention.

11. Subvention de prolongation d'un projet

La subvention de prolongation n’est plus offerte à ceux qui font une demande de renouvellement.

12. Équipement permanent

Le financement des équipements fait l'objet d'un remboursement. L’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer remboursera l'achat d'équipement moyennant réception d'une facture du service de la comptabilité de l'établissement hôte laquelle fera foi que le chercheur a reçu livraison de l'équipement subventionné. Cette facture doit livrer le détail de chacun des articles achetés qui figurent sur la liste approuvée et être accompagnée de copies des factures des fournisseurs. Le remboursement ne sera émis qu'une fois les engagements tenus, le cas échéant.

Afin d'assurer que l'achat de l'équipement approuvé pour un projet de recherche profite au projet subventionné, les articles nécessaires devront être achetés un an avant la date de fin de la subvention pour qu'ils soient remboursés. On permettra que soit passé sous Équipement permanent tout achat effectué après la réception de l'avis d'octroi, mais avant la date à laquelle la subvention commencera d'être versée ; toute autre dépense afférente à l'octroi d'une subvention sera irrecevable. Obligation est faite au chercheur de faire parvenir ses factures à l’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer avant la fin de la période de subvention pour qu'elles soient admissibles à un remboursement. Des états financiers ne sont pas requis pour les subventions d'équipement d'un nouveau chercheur. L'équipement devrait être inclus dans les relevés des subventions de recherche et de projets de programme.

La dépense des sommes remises expressément pour l'achat d'équipement doit se faire sous réserve de certaines conditions, à savoir :

  • En ce qui concerne les subventions de recherche, le chercheur subventionné et l’établissement hôte recevront une liste détaillée de l'équipement dont l'achat fut approuvé. Seuls les articles ayant reçu une approbation seront remboursés.

13. Relevé de compte pour la subvention

a) Présentation du relevé

L'établissement hôte doit présenter chaque année un relevé de compte selon la forme exigée par l'Institut de recherche de la Société canadienne du cancer pour chacun des projets ayant fait l'objet d'une subvention. Ces formulaires de relevés de compte sont disponibles sur le site Web. Ce relevé doit nous parvenir au cours des 60 jours suivant la fin d'une année dite « de subvention » afin de vous assurer qu'aucun délai ne viendra retarder les versements subséquents. Ainsi, un chercheur subventionné dont la date d'entrée en vigueur est au 1er juillet doit présenter son relevé de compte au plus tard le 1er septembre s'il veut s'assurer que son versement du 1er janvier soit bel et bien effectué. Les versements trimestriels subséquents ne seront pas virés tant qu'un relevé de compte de l'année précédente en bonne et due forme n'aura pas été reçu et approuvé. Dans le cas des subventions renouvelées, le relevé final doit être reçu et approuvé. Les sommes ainsi différées seront accordées en même temps que le prochain versement prévu.

b) Signatures

Le chercheur subventionné et l'agent financier responsable de l'administration de la subvention doivent tous deux signer le relevé de compte annuel. Advenant que le chercheur soit dans l'impossibilité de signer ledit relevé, notamment s'il est en congé sabbatique, son représentant désigné pourra signer à sa place pourvu que l’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer ait été préalablement informé de l'identité de celui-ci. De plus, il est tenu de fournir le nom de la personne qui a préparé le relevé de compte.

c) Fonds engagés

Il n'est pas nécessaire de reporter les sommes engagées, étant donné qu'il est permis de déclarer un surplus ou un déficit au cours du terme d'une subvention. Les établissements peuvent établir des comptes de régularisation au cours de la dernière année si les marchandises furent employées pendant la période de la subvention, mais facturées après la date prévue de clôture.

d) Détail des dépenses

On pourrait exiger, avec le relevé de compte, une brève explication/justification si le total des dépenses différait de 30 % du montant budgétisé sur l'AOS. L’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer pourrait exiger, en tout temps, davantage de renseignements du chercheur subventionné ou de l'établissement hôte concernant leurs dépenses (p. ex. si elles diffèrent sensiblement de celles qui avaient été budgétisées ou s'il existe un écart considérable entre les prévisions budgétaires et la sous-utilisation ou le dépassement des sommes au cours d’une année). De plus, le chercheur subventionné peut être prié de fournir un compte rendu détaillé de ses dépenses, soutenu par des pièces justificatives.

e) Vérification comptable

L’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer se réserve le droit de procéder à la vérification comptable du relevé de compte.

f) Catégories de dépenses

Nota : Toute passation en charges au compte d'une subvention doit être liée directement au projet pour lequel les sommes furent allouées.

Salaires et avantages sociaux : Il faut signaler le total des salaires et avantages sociaux afférents à une subvention. Il n’est pas nécessaire d’indiquer les noms et salaires de chacun des employés rémunérés à partir d'une subvention. Toutefois, l'établissement doit disposer d'une comptabilité de la paye qui fasse foi du total des salaires et avantages sociaux tels que signalés dans le rapport qu'il devra remettre.

Pièces consommables/fournitures : Signalez toute dépense de cette nature qui soit liée directement à une subvention. Les coûts pourraient inclure les fournitures de laboratoire non réutilisables (par ex. les tiges, tubes, réactifs et autres), le coût des animaux et de l'hébergement, le coût par patient, les sondages imprimés et le petit équipement (coût inférieur à 1 000 $).

Gros équipement : Un chercheur subventionné peut utiliser, pour l'achat, la somme la plus élevée entre un montant de 10 000 $ et un montant équivalent à 5 % de son budget de base (salaires et fournitures). Cette allocation est calculée annuellement, mais peut être prolongée en tout temps pendant la durée d'une subvention. Voir « Équipement permanent indiqué sur l'AOS » si un chercheur subventionné a reçu des sommes pour l'achat d'équipement précis.

Animaux et entretien : Signalez toute dépense de cette nature qui soit liée directement à une subvention.

Livres et abonnements à des publications : Si le total des achats de livres et des abonnements à des publications s'élève à plus de 1 000 $ par année, le chercheur subventionné doit en joindre la liste et les pièces justificatives à son relevé de compte. Ne pas inclure le coût des préimpressions et réimpressions, qui sera signalé sous « Divers ».

Déplacement pour assister à des conférences : Signalez tous les frais afférents à une participation à des conférences scientifiques, que ce soit comme auditeur ou conférencier. Le total ne doit pas excéder celui paraissant sous « Déplacements » sur l'avis d'octroi (fondé sur un calcul automatique ajouté à l’année de subvention), ou une somme additionnelle n'excédant pas 5 % du budget des salaires et fournitures.

Voyage de recherche : les dépenses déclarées doivent être associées aux coûts de la recherche. Exemples : rencontres d’équipe périodiques pour les recherches multicentriques, frais de kilométrage associés aux déplacements effectués pour mener des entrevues avec les sujets de l'étude, etc.

Services : Les dépenses signalées peuvent englober les honoraires de sous-traitants chargés de l'entretien, d'experts-conseils, etc. Une liste détaillée doit figurer sur le relevé de compte ou sur une page annexée à celui-ci.

Divers : Si le total global excède 5 000 $, il faut en fournir le détail sur le relevé de compte. De telles dépenses peuvent comprendre ce qui suit.

  • Les frais de publicité pour l'embauche du personnel. 
  • Les fournitures et services pour le bureau (ex. papeterie, téléphone, photocopie, messagerie).
  • Les frais de ré impression et de préimpression.

Nota : Toute passation en charges au compte d'une subvention doit être liée directement au projet pour lequel les sommes furent allouées.

Veuillez communiquer avec l’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer pour toute question concernant les dépenses admissibles.

Équipement permanent indiqué sur l'AOS : Signalez toute dépense aux fins d'achat d'équipement permanent >1 000 $ telle que précisé expressément sur l'avis d'octroi de la subvention (voir Article 12 [Équipement permanent] pour plus de détails). Les articles d'équipement non admissibles à un remboursement dans cette catégorie peuvent cependant l'être en fonction de la catégorie « Équipement d'importance » (voir ci-dessus). L'équipement devrait être inclus sur les relevés des subventions de recherche et de projets de programme.

g) Dépenses irrecevables

Au nombre des dépenses irrecevables, qui ne peuvent être payées à partir d'une subvention, on compte celles qui suivent (sans toutefois s'y limiter).

  • Retenues à la source (RPC/RRQ, assurance-emploi, assurance provinciale) et avantages comme l’assurance dentaire ou les régimes de retraite d’étudiants.
  • Retenues à la source (RPC/RRQ, assurance-emploi, assurance maladie provinciale) et avantages comme l’assurance dentaire ou les régimes de retraite de boursiers postdoctoraux, sauf si l’établissement hôte prévoit d’autres mesures en vertu d’une entente ou convention officielle (si les boursiers postdoctoraux sont syndiqués).
  • Les droits de scolarité pour des étudiants ou boursiers postdoctoraux.
  • Les frais associés au prolongement d'un congé de maternité. 
  • Les salaires des secrétaires (à l'exception des subventions versées pour les projets de programme et les programmes majeurs). 
  • Les frais généraux et d’infrastructure (par ex., l’entretien des édifices, les frais de réseaux informatiques, etc.). Seuls le s services partagés (par ex., le nettoyage des vitres, etc ., calculés au prorata) sont acceptés ; les frais/cotisations/dîmes indiqués en pourcentage ne sont pas permis (seuls les frais réels le sont). 
  • Les coûts indirects (tels que décrits dans la politique des coûts indirects de l’IRSCC)
  • L'ameublement de laboratoire ou de bureau. 
  • Les frais de représentation et d'hébergement . 
  • Les frais d'adhésion à un organisme. 
  • Les activités de chercheurs non inclus dans la subvention, ou les activités liées à d’autres subventions. 
    • Les frais de téléphone ce llulaire sauf si l’utilisation du téléphone cellulaire s’inscrit dans le cadre du projet ou de l’étude financé. 
    • Le salaire et les frais non liés à la bourse (p. ex. cotisations syndicales et autres avantages tels qu’une indemnité de départ, des frais de placement et des honoraires de consultation puisque les collaborateurs liés au projet financé au terme d’une subvention de la SCC sont employés par leur institution).

14. Relevé de compte pour les bourses accordées au personnel

a) Présentation du relevé

Un relevé de compte doit être reçu au moins 60 jours avant la fin de l’année de chaque subvention pour éviter le retard des paiements suivants. Le formulaire de relevé de compte est disponible sur le site Web.

b) Signatures

Le relevé annuel doit être signé par le titulaire de la bourse et le responsable de l’administration de la bourse. En outre, le nom de la personne qui a préparé le relevé doit être indiqué.

c) Catégorie de dépenses

Chercheurs (avant 2011)

Salaires et avantages : Faites état de tous les salaires et avantages payés en relation avec cette bourse. Aucune autre dépense ne devrait figurer sur le relevé d’une bourse d'aide au personnel.

Chercheur, chercheur débutant et les bourses de développement de capacité et de développement de carrière en prévention

Salaire et avantages : Déclarer la totalité des salaires et fournir des renseignements sur les salariés (salaire horaire et poste occupé).

Dépenses et fournitures : Dresser la liste de toutes les dépenses directement liées à la bourse telle que décrite à l’article 13.f) du relevé de compte pour la subvention.

Gros équipement : Dresser la liste de l'équipement indiqué et approuvé dans le budget.

Tous les autres éléments doivent être déclarés tels que le décrit l’article 13. f ) du relevé de compte pour la subvention.

d) Déductions irrecevables pour les bourses accordées au personnel

Pour la liste des dépenses irrecevables, veuillez consulter l’article 13. g) du relevé de compte pour la subvention.

15. Relevé de compte pour les subventions accordées à des équipes

a) Présentation du relevé

Un relevé de compte doit être remis au plus tard le 1er septembre de chaque année par l'établissement hôte dans le format exigé par l'Institut. Le formulaire de relevé de compte peut être téléchargé à partir du site Web.

Veuillez noter que les coûts associés à chaque projet doivent être détaillés dans une feuille de calcul justificative jointe au relevé récapitulatif.

b) Signatures

Le relevé de compte annuel doit être signé par le coordonnateur du programme et l'administrateur financier responsable de la surveillance de l'administration du projet de programme. En outre, le nom de la personne qui a préparé le relevé est exigé.

c) Catégories de dépenses

Voir à la section 13 d-g la liste des dépenses énumérées dans les subventions pour obtenir le détail des dépenses admissibles et irrecevables.

16. Prix d’excellence

Le récipiendaire recevra une bourse de recherche de 20 000 $. La bourse de recherche est attribuée à l’établissement hôte du récipiendaire et doit être utilisée dans le cadre de son programme de recherche.

Il n’est pas nécessaire de fournir de rapports financiers pour cette subvention.

17. Bourse de déplacement

La bourse est versée sous forme de remboursement. Aucun état financier n’est demandé pour ce type de bourse.

Dernière modification le: 30 septembre 2016